作者: | 来源: | 浏览次数: | 发布日期:2011-04-15 08:58:00  

应用单位:北京清华城市规划设计研究院

1.     系统概述

20085月,清华规划院与北京理正签署管理信息系统开发合同。一期实施经营计划、项目管理、人事管理和科研管理, 7月一期功能全部上线并正式运行。同年8月,双方签署了补充合同,进一步深化了项目工时和项目费用的管理。清华规划院以务实的态度、务实的作风,踏踏实实地解决了进度、费用、工时、质量、人力资源等项目管理要素的核心内容。


2.
     系统特点

(1)、信息化实现了“化”信息的效果

实现了项目、合同、客户、进度、质量、费用、工时等管理信息的采集、加工和利用,实现了项目管理9大要素的集成化控制。

院所领导可以动态地掌握项目的综合信息,可以多角度、全方位地进行综合分析,从而实现了项目进度、项目费用、项目质量“三个后墙”不倒。


(2)、信息化实现了“化”人的效果

从根本上说,左右企业成败的核心在于人,信息化要“化”的也是人。

清华院信息化以“化”人为核心,既要“化”人的观念,又要“化”人的习惯;既要“化”员工,也要“化”领导。把管理思想和管理要求溶入到管理系统中,基于系统要求去感化、强化业务行为和业务规范。

通过软件来软化硬性的管理要求,软”化“与硬”化“相结合,以少制多、以小博大,达到管理上“四两拨千斤” 效果。


3、
管理提升点

()进度监控

1、管理目的

清华规划院项目任务特点活多、活小、人少、进度要求紧,进度控制是项目管理的难点,也是焦点。所长如何对总体进度进行集中监控,确保交付日期,实现“后墙不倒”?

2、实现思路 

   关键任务的进度安排灵活性最小,需要精心监控与管理,否则项目将会拖期。所长按照业主进度要求下达设计任务,项目负责人接到任务后,按照任务的时间要求,对项目进度的几个关键节点进行计划,并定期填报项目关键点的实际进展。所长对项目过程中的关键环节(项目前期、项目中期、阶段汇报、项目后期、成果制作)进行状态进行动态监控。

()费用控制

项目是设计企业获利的最小单元,目前设计院由于业务繁忙,大部分没有实行项目核算制度,那个项目处于盈利状态,那个项目费用控制有偏差?很难做到“事前防范“和”事中控制”,等到发现费用控制进入恶化状态,已经于事无补。

在费控方面,清华院坚持一个原则,这就是 “前端”优于“后端”的原则。采用了一个巧妙的办法来控制费用,实现项目盈利。只要不盈利,马上就报警。

1、管理目的

及时了解项目的费控偏差,对项目发生的实际费用进行费用控制。每个项目的实际花费应该控制在项目实际回款的30%以内——量入为出、以收定支。


2
、实现思路

要达到动态控制,收支两条线的信息就要及时采集。由所里的秘书记录每个合同的实际收入,以及每个项目发生的实际费用。由系统自动进行触发器的“激活”和“激动”,自动比较项目费用与项目收款。对于已经超支的项目进行预警和提醒。

3、对管理者的作用

便于领导及时了解和干预项目费用。

 

()质量管理

1、管理目的

没有质量,一切都是负数。只要班组里出现一个“负数人”,这个班组的劳动成果往往就会被变性为“负值”—这里没有“负负得正”,只有“一负百负”。

面对人少活多的局面,清华院如何对项目质量进行控制和管理,达到质量记录和质量跟踪的目的。

2、实现思路

对质量管理通常有三种方式:一种是质量过程控制、一种是质量关键点控制,第三种方式是过程+关键点控制。

清华院对质量控制主要采取关键点控制的管理方法。

由项目负责人、设计人员或所秘书把项目过程中的<<汇报情况评定记录>><<质量管理审查记录>>登记并保存下来,用最小的管理成本,达到质量跟踪和质量控制的目标。

3、为管理者的作用

对质量审查结果和质量评定结果进行记录和跟踪,达到了企业级质量管理的目的。

()工时管理

1、管理目的

之前,每个员工的劳动强度如何,是比较模糊的。为了准确了解工作人员的劳动强度,便于调节和平衡劳动力,体现了以人为本,关爱员工的思想。

2、实现思路

所有员工在每天下班前,填写自己的工时情况(花了多少时间在干什么事),出差、请假等情况下可以后补工时。在审核的基础上形成工时汇总,系统用不同的颜色自动标识不同程度的劳动负荷程度,对于超负荷的员工进行及时关注,便于调整项目安排或人员安排,那些员工满负荷、那些超负荷,那些人还有余地,一目了然。

3、为管理者的作用

所长和项目负责人可以随时了解和掌握每个员工的劳动强度,工作时间类型(正常、加班),便于调配项目工作。

()负荷管理

1、管理目的

负荷管理主要是了解设计人员承担项目的数量分布,便于盘活人力,及时调整人力资源,保证项目人员安排的合理性和科学性。主要实现:

(1)负荷统计

(2)负荷提醒

     (3)负荷预测

2、为管理者的作用

所长和项目负责人可以随时了解和掌握每个员工承担的项目负荷数量,并能够同时看到项目进度,便于安排项目工作。

()任务倒计时提示

1、管理目的

在活多人少的局面下,一个人同时兼顾多个项目,任务一多一杂,很容易顾此失彼,为生产人员提供任务倒计时提醒和超计时警示。

2、实现思路

   根据项目负责人策划的各关键节点的进度要求,系统自动判断进度要求与当前日期的关系,进行自动的倒计时提醒和过计时警示。

3、达到效果

生产人员可以根据项目的进度要求和提示的紧迫程度,合理地调整自己的工作方向,该先行的先行,该缓行的缓行。
 
 

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